Construire l'équipe adaptée pour votre évènement Esport

May 3rd, 2020

Un évènement, 1000 préoccupations :

Pour créer un évènement de qualité, qui satisfait entièrement les participants, il faut préparer un grand nombre d’éléments : la salle, la communication, le budget, le règlement…

Il est quasiment impossible de réaliser l’ensemble de ces tâches seul, ou alors au prix de longues nuits sans sommeil, de beaucoup de pression et de pas mal d’erreurs potentielles.

A l’inverse essayer de monter une équipe de 40 personnes (sans compter les bénévoles) peut aussi être source de problèmes : il devient difficile de coordonner tout le monde, les avis peuvent être très divergents sur certains sujets et cela créé souvent de l’inertie.

Il faut donc être capable de dimensionner au mieux la taille de l’équipe qui va vous accompagner et vous aider au quotidien pour mener à bien votre projet.

Bien entendu ces éléments sont entièrement corrélés à l’ampleur de l’évènement que vous organisez et aux ambitions qui y sont associées.

La Core Team :

Pour construire la meilleure équipe pour votre projet, il faut être capable d’identifier vos forces et faiblesses et sur quels aspects vous allez avoir besoin d’aide. Vous allez ainsi définir les rôles clés nécessaires au bon déroulement de l’évènement.

Il peut s’agir par exemple (la plupart des postes suivants étant nécessaires pour des évènements de taille intermédiaire ou importante) :

- d’un coordinateur

- d’un responsable médias

- d’un responsable communication

- d’un responsable billetterie et caisse

- d’un spécialiste marketing

- d’un responsable du tournoi (arbitrage, règlements)

- d’un spécialiste informatique (réseau, set up…)

- etc.

L’important est de réunir des personnes complémentaires, autant sur le plan des compétences requises (et appétences) que sur le plan de l’entente.

Ce second point, bien trop souvent sous-estimé, est pourtant clé : plus il y aura de tensions entre les organisateurs plus la réalisation sera complexe.

L’équipe :

Une fois votre Core Team recrutée se pose souvent la question suivante : même avec les forces en présence, vous ne serez pas en capacité de tout faire et il faudra donc que vous fassiez soit le choix d'étendre votre équipe (payés ou bénévoles), soit de faire appel à des prestataires (ces derniers sont généralement plus chers mais vous apporterons une expertise et une assurance supplémentaire quant à votre évènement).

Ils vont généralement s’impliquer dans quelques aspects bien spécifiques du projet : gestion des hébergements pour une LAN, Community management, création des visuels…

Les bénévoles :

Enfin, vient le recrutement des bénévoles qui vont apporter de l’aide avant et pendant l’évènement.

Source d’aide certaine, il ne faut pour autant pas oublier qu’ils sont ici de leur plein gré et ne seront pas forcément enclin à réaliser n’importe quelle tâche, et ne seront pas disponibles à tout instant.

Il est donc très important que vous sachiez leur confier les tâches qui sont adaptées à l’implication qu’ils veulent avoir dans le projet.

Il arrive aussi très régulièrement que des bénévoles se désistent en dernière instance. Pour pallier cette problématique, prévoyez des back-ups et intégrez-les à vos briefs d’équipes.

Pour toute question concernant le bénévolat n’hésitez pas à contacter Benego, qui pourra vous en dire plus tant sur les bonnes pratiques, que sur le cadre légal ou encore vous accompagner quant à votre gestion des bénévoles.

Manager et déléguer, les maîtres mots :

Vous ne pourrez jamais tout faire tout seul, ou alors avec une qualité forcément moindre. Il faut donc que vous travailliez au maximum avec des personnes en qui vous avez confiance et avec lesquelles vous êtes complémentaires !

Pour vous éviter des nuits blanches apprenez donc à manager et à déléguer à vos équipes.

Ces notions peuvent sembler évidentes mais elles sont en fait de véritables défis pour quelqu’un qui débute. Il faut ainsi être capable d’organiser les tâches de l’équipe (avec pour chaque tâche, un responsable et une deadline) mais aussi d’écouter les plaintes, de régler des conflits, et de donner l’exemple !

Voici quelques tips qui pourraient vous aider :

- Communiquez : Il est important que vous partagiez sur l’avancement du projet et que vous donniez du feedback aux différentes personnes sur leur travail.

N’hésitez jamais à faire un feedback négatif, mais veillez surtout à être constructif et exprimer les points d’amélioration. De même soignez la forme : utiliser un ton cassant et froid n’est jamais la meilleure solution. Vous risqueriez de froisser la personne et vous la mettre à dos, ce qui serait contre - productif pour la suite de votre aventure.

- Contrôler l’essentiel : Essayer de tout contrôler est une perte d’énergie et de temps phénoménale. Cela peut rapidement donner un sentiment d’oppression pour les équipes : c’est ce qu’on appelle le micro-management. Il faut que vous appreniez à faire confiance !

Pour autant il faut veiller à identifier les tâches que vous devrez suivre avec plus d’attention.

- Soyez à l’écoute et flexible : Toutes les idées et bonnes décisions ne peuvent venir de votre seule personne. Veillez à prendre en compte et valoriser les propositions de vos équipes, ils ne vous le rendront que mieux.

- Montrez l’exemple : Vous serez d’autant plus suivi que vous êtes exemplaire. Vous serez d’autant moins suivi si vous êtes l’archétype du « donneur d’ordre qui ne suit pas lui-même ses conseils ». C’est aussi simple que ça !

Il existe du matériel de qualité (articles spécialisés, vidéos TedX ou Welcome to the Jungle), n’hésitez pas à en profiter pour compléter vos compétences.

N’hésitez pas à contacter Ecorp Gaming ou nous contacter (Ticket721) pour toute question par rapport à cet article.