Le budget d'un évènement Esport

October 15th, 2020

Le budget, nerf de la guerre :

C’est généralement le moment qui permet de définir si vous allez proposer des petits fours à vos participants ou un sandwich triangle coupé en deux parce qu’il n’y a pas de petites économies.

Nous avons travaillé sur les différentes lignes de budget et avons préféré ne pas mettre de fourchette de prix pour chaque ligne, qui n’aurait pas eu de sens.

Vous trouverez au lien suivant un outil simple permettant de suivre les différents postes de son évènement. Celui-ci vous sera utile principalement pour des petits évènements ou de taille intermédiaire.

Pilotage de Budget

La LAN Grand public

C’est généralement l’évènement Esport au budget le plus limité : la Core Team et les bénévoles réalisent une majorité des tâches et très peu de choses sont externalisées. L’objectif est souvent de minimiser les dépenses et maximiser le budget disponible. Ce qui n’empêche pas d’avoir des évènements très réussis, ou le public revient avec plaisir.

Pour ces évènements les postes de dépense sont généralement les suivants :

Poste de dépense Description
Location de la salle Elle peut être effectuée aussi bien auprès de colléctivités que d'acteurs privés et son cout peut-être très variable selon la surface et les installations proposées
Location du matériel Un élément essentiel qui peut varier selon le type de LAN et n'est pas obligatoire (BYOC ou non BYOC). Ex : Scoupe Esport
Frais d’infrastructure Selon le type de jeu, mobile ou FPS
Frais d’électricité Ces frais peuvent être pris en charge directement par la salle et sont intimement liés au type de jeu de votre évènement
Frais de sécurité Afin d’assurer la sécurité physique de votre évènement et lutter contre les vols et les débordements. Il est obligatoire d’avoir une équipe de sécurité professionnelle lors d’un évènement.
Frais d’intervention médicale Afin de prendre en charge les participants et joueurs en cas de blessure, malaise… Il est aussi obligatoire de mettre à disposition une équipe médicale compétente. Ex : La Croix Rouge
Droits d’auteur et de SACEM En utilisant des licences et des musiques de jeu vous êtes redevables à la SACEM notamment mais aussi potentiellement à l’éditeur. Anecdote : Une association Esport a été contrôlée par la SACEM qui a réclamé des droits pour la musique de Street Fighter (d’autant plus que l’évènement était streamé). Au final les choses se sont arrangées à l’amiable mais quand même !
Frais d’assurance Il est enfin obligatoire de s’assurer pour éviter tout problème en cas d’un incident, de vol… Faites bien attention aux conditions d’assurance ! (si vous n’avez pas d’agent de sécurité, votre assurance ne fonctionnera pas en cas de vol par exemple). Ex : Assurup
Frais de billetterie Ils sont souvent directement pris en charge par le spectateur lors de l’achat du billet (par exemple au lieu de payer 10€, il payera 1€ de plus de frais de traitement et frais de transaction) Ex : Ticket721
Cashprize Il représente le gain reversé aux joueurs gagnants

Evènement professionnel (comme le Gotaga Show Barrière)

On rentre ici sur des budgets totalement différents avec la présence d’une équipe complète dédiée à l’évènement mais aussi la mise en place d’une expérience plus poussée : scénographie, présence de guests, récompenses pour les participants…

Pour ces évènements nous avons séparé les frais de personnel et autres postes de cout :

Poste de dépense Description
Directeur de projet et/ou chef(s) de projet Ils vont coordonner l’ensemble des équipes pour mener à bien le projet
Directeur Artistique Il créé toute l’orientation artistique de l’évènement
Régisseur général Il conçoit et supervise la mise en œuvre des dispositifs techniques dans le cadre de l’évènement
Logisticien / Planner Ils vont gérer l’acheminement des différents éléments ainsi que le planning de chacune des personnes de l’équipe
Ingénieur sécurité Il s’assure de la conformité des systèmes informatiques et de la prévention des failles de sécurité informatique
Responsable Infrastructure Il gère notamment la répartition du réseau et les installations sur place
Ingénieurs son / lumière Ils s'occupent de l'ensemble de la réalisation
Responsable scénographie Il pense, créé et monte l’ensemble des décors
Observateur Si le show est retransmis en direct il gère le retour d’image et la qualité du stream
Responsable Merchandising Il s’occupe de la vente des produits dérivés et leur logistique (livraison, acheminement, organisation)
Responsable Marketing et Communication Il met en avant l’évènement, tant sur les réseaux sociaux que sur d’autres canaux (presse spécialisée, influenceurs…)

D’autres postes existent mais voici les principaux que vous pourrez retrouver. Pour donner un ordre d’idée il peut y avoir plus d’une cinquantaine de personnes impliquées directement sur la réalisation d’un évènement Esport. Sans compter le personnel de sécurité ou les barmans qui sont généralement assurées par des sociétés externes ou la salle. Viennent en plus les dépenses évoquées plus haut, dans la partie LAN Grand public et des frais complémentaires :

Poste de dépense Description
Frais de scénographie L’ensemble des décors
Barmen et responsable de vestiaire C’est une prestation très souvent assurée par la salle, et donc le cout peut-être soit à charge de l’organisateur, soit de la salle
Cachet des Guests La partie qui peut se révéler la plus aléatoire : selon la notoriété des personnes avec qui vous voulez travailler, ce poste de dépense peut-être infime comme représenter une partie majeure de votre budget

Les agences

Afin de réaliser un évènement bon nombre d’organisateurs ont recours à des agences afin de prendre en charge une partie des réalisations, voir l’ensemble de l’organisation. Expertes dans leur domaine elles facturent très souvent sur la base des heures passées sur le projet par chacun de leurs collaborateurs.

Les pièges à éviter

- Prévoyez toujours une enveloppe plus importante : les imprévus sont nombreux et peuvent faire grimper l’addition de manière exponentielle.

- Suivez votre budget tout au long de la préparation que ce soit avec vos équipes ou avec l’agence avec qui vous travaillez. Très souvent de bien mauvaises surprises sont identifiées au dernier moment voir même après l’évènement. De nombreux outils sont disponibles pour vous permettre d’assurer un suivi simple (allant de la feuille Excel, à des logiciels plus complets comme Agicap ou Turbopilot)

- Faites-vous aider mais gardez le contrôle : Faire appel à quelqu’un pour gérer cette partie budgétaire (prévisions, payement des factures, comptabilité…) peut-être un véritable gain de temps, mais tâchez toujours de bien comprendre les tâches effectuées pour garder le contrôle et éviter les déconvenues.

N’hésitez pas à contacter Ecorp Gaming ou nous contacter (Ticket721) pour toute question par rapport à cet article.